Les citoyens résidant dans un pays de l’UE autre que le leur doivent souvent présenter un document public aux autorités de leur pays de résidence, par exemple un acte de naissance pour se marier ou un extrait de casier judiciaire pour obtenir un emploi.
Le Règlement sur les documents publics ( Règlement (UE) 2016/1191 ) , qui s’applique à partir du 16 février 2019, vise à réduire la bureaucratie et les coûts pour les citoyens qui doivent présenter un document dans un pays de l’UE délivré dans un autre pays de l’UE.
Avant l’adoption du règlement, les citoyens qui devaient présenter un document public dans un autre pays de l’UE devaient obtenir un sceau d’authenticité (appelé «apostille») pour prouver son authenticité. Les citoyens étaient également souvent tenus de soumettre une copie certifiée conforme et une traduction de leur document public.
Le nouveau règlement met fin à une série de procédures bureaucratiques :
- Les documents publics (par exemple, un acte de naissance, un acte de mariage ou une décision de justice) et leurs copies certifiées conformes délivrés par les autorités d’un pays de l’UE doivent être acceptés comme authentiques par les autorités d’un autre pays de l’UE sans qu’un sceau d’authenticité soit nécessaire ( l’apostille);
- le Règlement supprime l’obligation qui était imposée aux citoyens de fournir en même temps l’original de l’acte public et une copie certifiée conforme ; lorsqu’un pays de l’UE autorise la présentation d’une copie certifiée conforme d’un acte public à la place de l’original, les autorités de ce pays doivent en accepter une copie certifiée conforme dans le pays de l’UE où l’acte public a été délivré ;
- le règlement abolit l’obligation qui était imposée aux citoyens de fournir une traduction des actes publics ; Si l’acte public n’est pas rédigé dans l’une des langues officielles du pays de l’UE demandant le document, les citoyens peuvent demander aux autorités un formulaire standard multilingue, disponible dans toutes les langues de l’UE ; ce formulaire peut être joint à votre document public pour contourner les exigences de traduction ; lorsqu’un citoyen présente un acte public accompagné d’un formulaire standard multilingue, l’autorité destinataire ne peut exiger une traduction de l’acte public que dans des circonstances exceptionnelles; Étant donné que tous les formulaires types multilingues ne sont pas délivrés dans tous les pays de l’UE, les citoyens peuvent vérifier quels formulaires sont délivrés dans votre pays de l’UE ;
- Si les autorités du pays de l’UE d’accueil exigent une traduction certifiée conforme de l’acte public présenté par le citoyen, elles doivent accepter une traduction certifiée faite dans n’importe quel pays de l’UE.
Le règlement introduit également des garanties contre les documents publics frauduleux: si l’autorité destinataire a des doutes raisonnables quant à l’authenticité d’un document public qui lui est présenté, elle peut vérifier son authenticité auprès de l’autorité émettrice de l’autre pays de l’UE via la plate-forme informatique actuelle, le Système d’information sur les marchés (IMI).
Le règlement traite de l’authenticité des documents publics, mais pas de la reconnaissance de leurs effets juridiques dans un autre pays de l’UE. La reconnaissance des effets juridiques d’un acte public reste régie par le droit national du pays de l’UE dans lequel le citoyen présente l’acte. Toutefois, lors de l’application de leur législation nationale, les pays de l’UE doivent respecter le droit de l’Union, y compris la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne, sur la libre circulation des citoyens au sein de l’Union européenne.
« Documents publics » désigne les documents délivrés par une autorité publique, tels que :
- les documents délivrés par un tribunal ou un fonctionnaire lié à un tribunal ;
- documents administratifs;
- actes notariés;
- les certifications officielles apposées sur des documents privés ;
- documents diplomatiques et consulaires.
Le règlement réglemente les actes publics délivrés dans les domaines suivants :
- la naissance;
- le fait qu’une personne soit vivante;
- décès;
- le nom;
- le mariage (y compris la capacité de se marier et l’état matrimonial) ;
- divorce, séparation de corps ou annulation de mariage;
- partenariat domestique enregistré (y compris la possibilité de s’enregistrer en tant que membre d’un partenariat domestique enregistré et d’être membre d’un partenariat domestique enregistré);
- annulation de l’enregistrement d’une union de fait, séparation de corps ou annulation d’une union de fait enregistrée ;
- l’affiliation ;
- adoption;
- domicile ou résidence;
- La nationalité;
- l’absence de casier judiciaire ;
- le droit au suffrage actif et passif aux élections municipales et aux élections au Parlement européen.
Les formulaires types multilingues à joindre comme aides à la traduction aux actes publics peuvent être demandés dans les domaines suivants :
- la naissance;
- le fait qu’une personne soit vivante;
- décès;
- le mariage (y compris la capacité de se marier et l’état matrimonial) ;
- partenariat domestique enregistré (y compris la possibilité de s’enregistrer en tant que membre d’un partenariat domestique enregistré et d’être membre d’un partenariat domestique enregistré);
- domicile ou résidence;
- l’absence de casier judiciaire.