Tout document provenant de l’étranger et destiné à être utilisé en Espagne pour une demande officielle doit être légalisé. C’est-à-dire vérifier qu’il provient d’une institution officielle et donc lui donner une validité juridique. Selon votre pays d’origine, ce processus se fera par le biais d’un timbre appelé Apostille de La Haye ou par le processus traditionnel. Dans cet article, vous allez apprendre tous les pays qui peuvent apostiller (ce qui est le moyen le plus rapide et le plus simple) et quels sont ceux qui doivent légaliser, et comment le faire étape par étape.
Légalisation de documents étrangers
Que vous alliez étudier, travailler ou commencer à vivre en Espagne en tant qu’étranger, vous devrez effectuer une série de procédures d’immigration et légales.
Ces procédures nécessitent la soumission de différents documents à l’administration publique espagnole .
La grande majorité de ces documents proviendront de votre pays d’origine, ce qui oblige l’Espagne, le pays qui les reçoit, à vérifier qu’ils sont bien originaux et valides .
Cette vérification se fait par le biais d’un processus de légalisation, qui, comme nous le verrons ci-dessous, les authentifie et leur donne une validité internationale.
Selon votre pays d’origine, cette procédure de validation peut être de l’un des deux types suivants :
- Un processus de légalisation traditionnel , beaucoup plus long.
- Un processus qui est effectué par le biais de l’Apostille de La Haye , ce qui signifie beaucoup de paperasse.
Ci-dessous, nous expliquons en quoi consiste chacun et quels pays peuvent bénéficier d’un processus beaucoup plus rapide et simplifié (ceux qui peuvent apostiller).
Que signifie apostiller un document ?
L’apostille est le processus par lequel un cachet est apposé sur un document étranger pour le rendre juridiquement valide dans un pays autre que le pays d’origine dans lequel il a été initialement émis .
Comme nous l’avons mentionné dans la section précédente, lorsque vous démarrez votre demande (par exemple pour la résidence) en Espagne, vous devez légaliser tous les documents délivrés dans votre pays d’origine.
En effet, l’administration espagnole doit vérifier qu’il s’agit d’un document officiel délivré par une institution valide dans votre pays .
Si votre pays fait partie des pays signataires de la Convention de La Haye, cette procédure de légalisation est grandement facilitée par le biais d’un cachet (l’Apostille de La Haye) .
S’il est vrai que chaque pays propose un tampon différent, celui-ci est généralement apposé au dos du document à valider.
Ainsi, vous devez garder à l’esprit que tous les pays n’ont pas signé cette convention , et il sera essentiel que vous vérifiiez votre situation pour comprendre le processus étape par étape que vous devrez suivre pour une légalisation réussie.
Enfin, gardez à l’esprit que pour que l’apostille soit valable, les deux pays (émetteur et destinataire de l’acte) doivent avoir signé l’accord .
Pays au sein de la Convention de La Haye
Le 5 octobre 1961, la Convention de La Haye a eu lieu aux Pays-Bas. Au cours de cette réunion, les pays participants ont convenu de créer l’Apostille de La Haye afin de permettre l’authentification rapide et efficace des documents à validité internationale (notamment parce que, jusqu’à cette époque, le processus de légalisation était assez long et fastidieux).
Ci-dessous la liste des pays signataires de cette convention et pouvant bénéficier de ce timbre .
De nos jours, la grande majorité des pays d’Amérique latine et d’Europe (ainsi que d’autres comme les États-Unis ou la Russie) sont membres de cet accord, vous pourrez donc très probablement bénéficier du processus de légalisation simplifié.
En revanche, la plupart des pays africains, asiatiques, voire certains pays d’Amérique latine comme Cuba ne sont pas encore inscrits à la Convention de La Haye.
Quelle est la validité d’un document apostillé et combien de temps dure-t-il ?
Il est très important que vous ayez une réponse claire à cette question, car c’est une erreur courante commise par de nombreux étrangers en Espagne.
La validité de tout document émis dans votre pays d’origine commence à compter à partir de sa date d’émission , et non à partir du moment où l’Apostille de La Haye est estampillée.
Ceci est très important car dans de nombreux cas, il peut s’écouler un temps assez long entre la délivrance du document et sa légalisation ultérieure. Par conséquent, la date importante est la première.
Cependant, la légalisation ou l’apostille (le cachet) elle-même n’expire pas . Autrement dit, tant que le document est toujours valide, sa légalisation fonctionnera également et servira son objectif.
Différence entre la légalisation et l’apostille des documents
Il est probable que votre pays ne figure pas dans la liste jointe ci-dessus.
Dans ce cas, il est encore nécessaire de légaliser vos documents afin qu’ils soient valables en Espagne.
Comment faire?
Malheureusement, s’il n’est pas possible d’apostiller le document, le processus de légalisation est beaucoup plus long et fastidieux car ce n’est pas possible.
S’il est vrai que cela dépendra de votre pays d’origine, les documents à légaliser devront passer par différentes institutions qui signeront leur validité jusqu’à ce qu’ils arrivent en Espagne.
En général, le processus comporte deux parties :
- La première étape vous oblige à vous rendre au ministère des Affaires étrangères du pays d’origine pour recevoir le premier cachet , vérifiant la signature officielle du document à soumettre.
- Par la suite, vous devrez vous rendre au consulat ou à l’ambassade d’Espagne pour recevoir un deuxième tampon.
Comme vous pouvez le voir, le processus est assez fastidieux. C’est pourquoi la possibilité d’apostille est si utile : la légalisation par cette voie ne nécessite qu’un seul tampon sur le document, et à partir de ce moment-là, l’administration espagnole le considérera comme valide.
Cependant, le document étranger légalisé ou apostillé a exactement la même valeur juridique dans le pays de destination ; la différence réside dans la procédure à suivre.
Quels documents peuvent être apostillés ?
Sur le plan pratique, tous les documents publics (c’est-à-dire émis par une administration publique) peuvent être apostillés et légalisés .
Mais pour que vous ayez une idée plus claire, regardons quelques exemples de demandes de résidence et de citoyenneté.
Par exemple, pour demander votre titre de séjour, vous devrez présenter un extrait de casier judiciaire et votre acte de naissance.
Ces documents sont délivrés dans votre pays d’origine, ils doivent donc être apostillés.
Et en ce sens, le processus d’apostille s’applique aussi bien aux copies qu’aux originaux .
Combien coûte une apostille en Espagne ?
Le prix exact dépendra en grande partie du nombre de documents à apostiller et de l’institution qui effectue le processus pour vous .
Cependant, pour vous donner une idée générale, en Espagne le prix peut être compris entre 20 € et 25 € par document .
Mais ce n’est pas tout : attention aux traductions
Après avoir légalisé ou apostillé vos documents, soyez prudent : le processus peut ne pas s’arrêter là.
Si le document que vous allez présenter en Espagne a été délivré dans une langue autre que l’espagnol, vous devrez également le traduire correctement .
Et, encore une fois, toute traduction doit également être juridiquement valide.
C’est pourquoi nous vous recommandons de faire faire une traduction assermentée directement en Espagne , car ainsi le document aura une validité juridique sans nécessiter d’étapes supplémentaires.